Wie schreibe ich als Künstler eine Rechnung (Vorlage)?

Das Bild ist verkauft. Der Sammler hat überwiesen und bittet freundlich um eine Rechnung. Du öffnest ein leeres Dokument und starrst auf die weiße Seite. Was muss da eigentlich drauf, damit das Finanzamt zufrieden ist? Und wie viel Umsatzsteuer schreibst du hin, wenn du noch nie welche ausgewiesen hast? Also kopierst du irgendeine Vorlage aus dem Netz und hoffst, dass sie passt.

Oder es läuft andersherum. Der Käufer winkt ab, er braucht keine Rechnung. Das Geld wechselt bar den Besitzer und alle sind zufrieden. Du verkaufst in diesem Moment wie ein Hobbymaler auf dem Flohmarkt. Die Adresse deines Sammlers erfährst du so nur, wenn du ausdrücklich danach fragst.

Dazu kommt die E-Rechnung. Jedes inländische Unternehmen muss sie seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, auch dein Atelier. Ausstellen musst du sie womöglich nie. Eine Rechnung ist ein Blatt mit einer Handvoll fester Felder. Stehen die einmal, füllst du jede weitere nur noch aus.

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Was muss auf die Rechnung, wenn ich ein Kunstwerk verkaufe?

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Das Gesetz zählt zehn Punkte auf, die letzten beiden betreffen Sonderfälle wie Gutschriften. Eine kompakte Liste mit Erklärung findest du in Schritt 5 des Artikels zur Gewerbeanmeldung als Künstler. Bei einem Kunstwerk musst du bei zwei Punkten genauer hinsehen als bei einer Handwerkerrechnung: bei der Werkbeschreibung und beim Steuersatz.

Die Werkbeschreibung verlangt das Gesetz als „handelsübliche Bezeichnung“ des Gegenstands. Bei einem Bild nennst du am besten Titel, Technik, Maße, Entstehungsjahr und den Vermerk, dass es ein Original ist. „Ohne Titel Nr. 12, Öl auf Leinwand, 60 x 80 cm, 2026, Original, signiert“ ist eindeutig. Bei „1 Bild“ weißt du in zwei Jahren selbst nicht mehr, welches du meinst. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf nur einmal vergeben werden. Du darfst mehrere Zahlenreihen kombinieren, etwa Jahr und laufende Nummer wie 2026-014.

Die 7 Prozent auf Kunst haben eine Bedingung. Den ermäßigten Satz von 7 Prozent gibt es für die Kunstgegenstände, die in Anlage 2 Nr. 53 zum UStG stehen. Das sind Gemälde und Zeichnungen, vollständig mit der Hand geschaffen, dazu Collagen, Originalstiche, Originalschnitte, Originalsteindrucke und Originalwerke der Bildhauerkunst. Den Giclée-Druck deines Gemäldes nennt diese Liste nicht. Eine pauschale Ermäßigung für alles, was Künstler verkaufen, gibt es nicht. Bei Reproduktionen und angewandten Arbeiten kommt es auf den Einzelfall an.

Bleibt die Frage, ob du überhaupt eine Rechnung schreiben musst. Zur Rechnung verpflichtet bist du nach § 14 Abs. 2 UStG nur in bestimmten Fällen. Kauft ein Unternehmer das Werk für seine Firma, musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Dasselbe gilt für eine juristische Person, etwa einen Verein.

Beim Verkauf eines fertigen Werks an einen privaten Sammler bist du zur Rechnung berechtigt, verpflichtet bist du nicht. Eine Ausnahme sind Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, zum Beispiel ein Wandbild im Haus deines Auftraggebers. Dafür musst du als regelbesteuerter Künstler auch einer Privatperson innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Ob dein Auftrag darunterfällt, klärst du mit deinem Steuerberater. Warum du die Rechnung trotzdem immer schreiben solltest, liest du im nächsten Abschnitt.

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Warum solltest du auch dann eine Rechnung schreiben, wenn der Käufer keine will?

Unter der Hand wird doch viel verkauft, das ist völlig normal. Diesen Satz habe ich von Künstlern immer wieder gehört. Ich finde das nicht in Ordnung. Wie du eine Sache machst, bestimmt auch, wie du andere Dinge angehst. Dass dir ein Käufer persönlich gegenübersteht und sagt, er brauche keine Rechnung, ändert daran nichts.

Du führst dein Atelier wie ein vernünftiges Unternehmen. Dann kannst du mit gutem Gewissen schlafen gehen und hast den Kopf frei für deine Kunst.

Die Rechnung hat noch einen zweiten Nutzen, der mit Steuern nichts zu tun hat. Auf ihr steht die Anschrift deines Käufers, die du später wieder brauchst. Mein Rat dazu stammt aus Folge 276 des Podcasts. „Schreib dir am besten einfach auch ihre Adresse auf, wenn du ihnen eine Rechnung erstellst und dann hast du eh die Adresse.“ Mit dieser Adresse schickst du später eine Karte zu Weihnachten oder zum Geburtstag. Will der Käufer keine Rechnung, frag trotzdem nach seiner Adresse.

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Wie sieht eine Rechnungsvorlage für Künstler aus?

Eine gute Vorlage baust du einmal und nutzt sie dann bei jedem Verkauf. Für den Inhalt ist es egal, ob das eine Textdatei, eine Tabelle oder ein Buchhaltungsprogramm ist, solange jede Pflichtangabe ihren festen Platz hat. Meine eigene Buchhaltung läuft über Lexware Office. Zum Einstieg kannst du diese Vorlage kopieren und die Klammern durch deine Angaben ersetzen:

1. Absender: [dein vollständiger Name, deine vollständige Anschrift]
2. Empfänger: [vollständiger Name und vollständige Anschrift des Käufers]
3. Steuernummer: [deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]
4. Rechnungsnummer: [fortlaufend und einmalig, zum Beispiel 2026-014]
5. Rechnungsdatum: [Tag, an dem du die Rechnung ausstellst]
6. Lieferdatum: [Tag, an dem du das Werk übergeben oder verschickt hast]
7. Werk: [Titel, Technik, Maße, Jahr, Anzahl, Vermerk „Original“]
8. Betrag: [Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Gesamtbetrag; als Kleinunternehmer nur der Gesamtbetrag mit Hinweis auf § 19 UStG]
9. Zahlung: [Zahlungsziel und Bankverbindung; keine Pflichtangabe, erspart aber jede Nachfrage]

Angenommen, du verkaufst ein Original für 1.200 Euro netto an einen privaten Sammler. So sieht der Betragsteil deiner Rechnung aus, je nachdem, wie du besteuert wirst:

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Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?

Kleinunternehmer bist du nach § 19 Abs. 1 UStG, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Diese Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025. Liest du irgendwo noch 22.000 Euro, ist das die Grenze bis Ende 2024. Neu ist, dass die 100.000 Euro sofort wirken. Überschreitest du sie mitten im Jahr, endet die Regelung noch im selben Jahr.

Schon der Verkauf, mit dem du die 100.000 Euro überschreitest, unterliegt in voller Höhe der Umsatzsteuer. Deine Rechnung dafür braucht dann den Steuerausweis. Im Jahr, in dem du deine Tätigkeit aufnimmst, gilt für das laufende Jahr statt der 100.000 Euro die Grenze von 25.000 Euro. Ob sich die Regelung für dich lohnt, liest du im Artikel zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Für deine Rechnung gilt eine eigene, kürzere Liste. § 34a UStDV verlangt von Kleinunternehmern fünf Angaben:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und vom Käufer.
2. Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Menge und Art des Werks, also die genaue Werkbeschreibung.
5. Den Betrag in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Eine Rechnungsnummer und ein Lieferdatum fordert die Vorschrift nicht. Nummerier deine Rechnungen trotzdem fortlaufend, denn so findest du jeden Verkauf wieder, wenn das Finanzamt nachfragt. Du denkst vielleicht: Ich berechne ja keine Steuer, also muss ich dazu nichts schreiben. Doch, musst du. Den fünften Punkt lässt du nie weg, denn diesen Hinweis schreibt § 34a UStDV ausdrücklich vor.

Den Hinweis habe ich schon 2019 im Livestream der Ikonen Community empfohlen, damals beim Online-Katalog mit Preisen. Ich habe gesagt, man sollte hinschreiben, „dass es eben unter diese Kleinunternehmer-Regelung fällt und man keine Mehrwertsteuer verlangt“. Ich habe dazugesagt, dass ich kein Rechtsanwalt bin und keine Gewähr gebe. Das gilt für diesen Artikel genauso.

So kann der Hinweis auf deiner Rechnung lauten:

• „Steuerfrei nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung).“
• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer).“

Schreib den Satz direkt unter den Gesamtbetrag. § 34a UStDV verlangt den Betrag in einer Summe, weise als Kleinunternehmer also keinen Steuerbetrag gesondert aus. Und schreib nie „inklusive Mehrwertsteuer“ dazu, auch nicht aus Gewohnheit.

Weist du als Kleinunternehmer Steuer gesondert aus, schuldest du sie bei einer Rechnung an einen Unternehmer nach § 14c Abs. 1 UStG dem Finanzamt. Das gilt, obwohl du eigentlich keine Steuer zahlen müsstest. Bei einer Rechnung an einen privaten Käufer entsteht diese Schuld nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht. Dein Käufer soll auf einen Blick sehen, dass der Gesamtbetrag der volle Preis ist.

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Was gilt bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro?

Für kleine Verkäufe erlaubt § 33 UStDV eine stark vereinfachte Rechnung. Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro, genügen vier Angaben. Die Anschrift des Käufers brauchst du dann ebenso wenig wie Rechnungsnummer, Steuernummer oder die Aufteilung in Netto und Steuer. Bei Drucken, kleinen Zeichnungen oder Radierungen am Messestand spart dir das viel Schreibarbeit.

Angenommen, du verkaufst eine kleine Originalradierung für 80 Euro. Deine Kleinbetragsrechnung braucht nur das hier:

1. Dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift.
2. Das Ausstellungsdatum, zum Beispiel 14.11.2026.
3. Menge und Art: „1 Originalradierung ‚Ohne Titel Nr. 3‘, Abzug 3/20, 20 x 30 cm“.
4. Den Betrag in einer Summe mit Steuersatz: „80,00 Euro inklusive 7 Prozent Umsatzsteuer“. Als Kleinunternehmer stattdessen: „80,00 Euro, steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“.

Meine Empfehlung: Leg dir diese Kurzfassung als zweite Vorlage neben die große, dann musst du am Messestand nicht lange überlegen.

Die Vereinfachung hat Grenzen. Sie gilt nicht für Verkäufe nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Für dich betrifft das vor allem den Verkauf ins EU-Ausland. Lieferst du an eine Firma im EU-Ausland, schreibst du die vollständige Rechnung, auch bei 80 Euro.

Dasselbe gilt, wenn deine EU-Verkäufe an Privatleute zusammen mit deinen elektronisch erbrachten Leistungen an Privatleute in der EU die 10.000 Euro überschreiten. Es zählt, ob du diese Schwelle im Vorjahr überschritten hast oder im laufenden Jahr überschreitest. Das regelt § 3c Abs. 4 UStG. Unter dieser Grenze bleibt es bei der Kleinbetragsrechnung.

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Muss ich als Künstler eine E-Rechnung schreiben?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch auslesen kann. Ein einfaches PDF gehört nicht dazu. Rechtlich ist es eine „sonstige Rechnung“ wie ein Blatt Papier. Ein PDF mit eingebettetem XML, etwa im Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile Minimum und Basic WL), zählt dagegen als E-Rechnung.

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmer, die das Werk für ihr Unternehmen kaufen. Dazu müsst ihr beide im Inland ansässig sein. Verkaufst du an private Sammler, trifft dich die Ausstellungspflicht nie.

Als Kleinunternehmer hast du es leichter. Nach dem letzten Satz von § 34a UStDV darf deine Rechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Das geht auf Papier oder als PDF, das PDF aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Das gilt dauerhaft, solange du Kleinunternehmer bist. Wechselst du in die Regelbesteuerung, gelten für dich ab dann die Fristen aus der Tabelle unten. Dieselbe Ausnahme steht in § 33 UStDV für alle Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Beim Empfang gibt es keine Ausnahme. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, auch der Kleinunternehmer. Schickt dir zum Beispiel eine Druckerei oder dein Rahmenbauer eine E-Rechnung, musst du sie annehmen können. Laut Bundesfinanzministerium reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach.

Bist du regelbesteuert und verkaufst an Firmen, laufen für die Ausstellung Übergangsfristen:

Für die Fristen zählt der Zeitpunkt der Leistung. Liegt dein Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, was für die meisten bildenden Künstler zutrifft, kommt die Ausstellungspflicht für dich frühestens 2028. Alle Fristen findest du in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.